Команда и доступ
Зачем делить доступ
Если учёт ведёт один человек, знания «где что лежит» остаются у него в голове. Стоит заболеть, уйти в отпуск или сменить сотрудника — команда снова ищет по полкам и переписке. Shelfo позволяет держать общий каталог: фото, места хранения и QR доступны тем, кому вы открыли доступ, с компьютера и с телефона.
Как устроена работа в команде
Владелец или администратор настраивает помещение, структуру папок и правила учёта. Коллег можно пригласить так, чтобы одни редактировали карточки, а другие только смотрели. Так меньше риска, что кто-то случайно «поправит не ту строку», как это бывает в общем файле Excel.
- Общий каталог вместо копий таблиц в чатах
- Роли: кто меняет данные, кто только просматривает
- Доступ с телефона — удобно на обходе, складе и объекте
- История изменений — видно, кто и когда правил карточку
Кому какой доступ обычно нужен
АХО и администраторы — полная картина по кабинетам, мебели и технике, правки при переезде и инвентаризации. IT — учёт ноутбуков и периферии, ответственные, серийные номера. Кладовщик или мастер — остатки, места на стеллажах, скан QR на месте. Руководителю часто достаточно просмотра и выгрузки отчёта.
Не обязательно давать всем одинаковые права. Лучше начать с одного редактора и одного-двух человек на просмотр — так быстрее притрётесь к процессу.
Как организовать работу на практике
Сначала заведите понятную структуру папок и 15–30 ключевых предметов с фото. Затем пригласите коллегу и попросите найти позицию поиском или сканом QR. Если человек без долгих пояснений открыл нужную карточку — формат команде понятен. После этого можно расширять каталог и выдавать доступы остальным.
- Договоритесь, кто заводит новые предметы
- Кто обновляет место при перемещении
- Кто клеит QR и проверяет этикетки
- Кто выгружает Excel/PDF для отчёта
Типичные сценарии
Выдача техники сотруднику: ответственный виден в карточке, коллега при необходимости открывает её сканом. Инвентаризация: один идёт по кабинетам с телефоном, второй сверяет сводку. Смена смены в мастерской: не нужно «передавать Excel», достаточно общего каталога и актуальных мест хранения.
Если человек покидает команду, доступ отзывается, а данные остаются в помещении. Новый сотрудник входит в уже собранную картину — без недели расспросов «а где у нас лежит…».
Начните бесплатно — до 50 предметов без привязки карты. Заведите первую зону, добавьте фото и QR, затем откройте доступ коллеге на просмотр.